Overhead

In 2023 is er verder uitvoering gegeven aan de Visie op privacy en informatiebeveiliging 2022-2026 en het hierbij behorende uitvoeringsplan. Om beter in staat te zijn om proactief risico's te identificeren en te rapporteren is er een nieuw Information Security Management Systeem (ISMS) aangeschaft. Het ISMS helpt ons met het bijhouden en controleren van alle normenkaders op het gebied van privacy en informatiebeveiliging zoals de AVG, de BIO en de Wet Politiegegevens.

Daarnaast zijn er ook dit jaar weer verschillende bewustwordingsactiviteiten uitgezet zoals een mystery guest, een leidinggevende sessie en verschillende nanolearnings.

Er zijn acht datalekken gemeld waarvan twee er gemeld moesten worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen. Daarnaast zijn er zeven DPIA's uitgevoerd waarvan twee in 2024 worden afgerond.

Om risico's en zwakheden binnen onze IT omgeving te achterhalen hebben wij door een externe partij een pentest laten uitvoeren. Uit deze pentest zijn een aantal risico's naar voren gekomen die samen met onze ICT-dienstverlener zijn opgepakt.

Het moeten voldoen aan kaders en normen op het gebied van informatieveiligheid (en indirect privacy) brengt de verplichting met zich mee dat daar verantwoording over wordt afgelegd. De wijze waarop dit plaatsvindt is via de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) met als uitgangspunt het horizontale verantwoordingsproces aan de toezichthouders en de gemeenteraad wat elk jaar wordt uitgevoerd. Op 31 december 2023 voldeed de gemeente niet aan alle normen. De gemeente heeft hiervoor een verbeterplan opgesteld om alsnog aan deze normen te kunnen voldoen.

In 2023 is de hercontrole uitgevoerd van de externe audit Wet Politiegegevens. De resultaten van deze audit zijn gedeeld met het bestuur en ter verantwoording aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Uit de hercontrole is naar voren gekomen dat de gemeente Stein vooruitgang heeft geboekt. De aanschaf van de boa applicatie en het actualiseren van het statuut Functionaris Gegevensbescherming spelen hierin een grote rol. Voor de normen waaraan de gemeente deels of nog niet aan voldoet zijn verdere verbeteracties opgesteld. In 2024 zal de gemeente met de uitvoering van de interne audit de verdere vooruitgang kunnen aantonen. De volgende externe privacy audit staat gepland voor 2025.

De focus lag op de continuïteit van de dagelijkse werkzaamheden. Eind 2023 is gestart met het opstellen van het nieuwe beleidsplan voor de periode 2024-2027.

In 2023 werd de nieuwe visie op communicatie ontwikkeld en in juni vastgesteld door de raad. Voor een deel is deze visie uitgevoegde, zijnde de projecten die binnen deze visie en uitvoeringsagenda zijn opgesteld:
Zo is een open dag georganiseerd waarbij inwoners, bedrijven en organisaties uit de gemeente Stein, inclusief familie en vrienden van medewerkers een inkijkje konden nemen in de organisatie. De investering in tijd en middelen voor deze dag leverden een waardevolle interactie op.

Het project Duidelijke Taal kreeg in 2023 een nieuwe impuls, met trainingen voor medewerkers om heldere teksten te produceren die voor de gemiddelde inwoner begrijpelijk zijn. Een testpanel beoordeelde teksten op begrijpelijkheid en voorzag medewerkers van feedback.

Crisiscommunicatie bleef een prioriteit, vooral met lokale incidenten.
Daarnaast werden er in 2023 tien uitgaven van de Maaskentjer en ook een nieuwe versie van de jaarkalender gepubliceerd, en dit werd gewaardeerd door de inwoners.
De toegankelijkheid van de website werd verbeterd. De efficiëntie werd verhoogd, de kwaliteit van de website werd verbeterd en er werd voldaan aan de toenemende privacy- en veiligheidseisen voor gemeentelijke websites.

Als we kijken naar de visie op communicatie, specifiek de positie in de organisatie van communicatie en bijbehorende taakverschuiving, is daar geen invulling aan gegeven. Dit in afwachting van de formatie-uitbreiding welke is gekoppeld aan de doorontwikkeling op de organisatie.

Continu verbeteren
Interne processen zijn vooral middels de continu verbeteren methodiek onder de loep genomen. Denk hierbij aan het proces huwelijken, introductieprogramma, impact globalisering op burgerzaken, nieuwe medewerkers en iBurgerzaken. Daarnaast zijn verdiepende onderzoeken uitgevoerd om tot ontwikkeling van persona’s en klantreizen te komen, welke ons in staat stelt om meer klantgericht processen in te richten.

Klant tevredenheid onderzoek
Eind 2023 is het tweejaarlijks klant tevredenheid onderzoek uitgevoerd. De resultaten worden in de eerste helft van 2024 bekend waarop een actieplan zal worden gemaakt.

In Vivaldi werden in 2023 nog altijd asielzoekers opgevangen. Omdat deze opvang ook in 2024 nog doorloopt is er geen zicht op een concrete datum voor de sloop van Vivaldi. De middelen voor de sloop worden dan ook niet overgeheveld naar 2024. In de toekomst zullen weer opnieuw middelen voor de sloop van Vivaldi opgenomen worden wanneer dit concreet wordt.